La transformación digital también se vive en el día a día de nuestros colaboradores. Con ese enfoque, en Lastur incorporamos Zoho Expense, una herramienta digital que optimiza la gestión de viáticos, solicitudes de viaje y comprobación de gastos, alineándonos con las mejores prácticas de grandes corporativos.

Zoho Expense es una plataforma accesible desde celular (Android e iOS) y computadora, que centraliza todo el proceso en un solo sistema: desde la solicitud y aprobación de viáticos hasta la carga y validación de facturas. Esto nos ha permitido reducir significativamente el uso de papel, eliminar retrabajos y ahorrar tiempo en la comprobación de gastos, que ahora puede realizarse en minutos y en tiempo real.

Actualmente, la herramienta es utilizada por todas las áreas que requieren viajes de trabajo, entre ellas Ventas, Técnicos Panaderos, Jurídico, Recursos Humanos, Sistemas, Mantenimiento, Operaciones, Planeación, Almacenes, Inventarios y Embarques. El proceso es completamente transparente. Cada colaborador cuenta con un perfil personal dentro del sistema, desde el cual solicita viáticos indicando destino, fechas, motivo del viaje y forma de uso del dinero. La solicitud pasa por la aprobación del jefe directo y posteriormente por Contabilidad, quien valida el estatus de comprobaciones previas antes de liberar los recursos.

Durante el viaje, el usuario crea carpetas digitales en las que registra cada gasto, adjuntando facturas en formato PDF y XML, o incluso fotografías de comprobantes físicos. La plataforma permite categorizar gastos, justificar excedentes y mantener una comunicación directa entre el solicitante, su líder y Contabilidad. Además, cuenta con alertas automáticas cuando se superan los montos permitidos, lo que facilita una revisión inmediata sin necesidad de impresiones, correos adicionales o traslados físicos de documentos.

Si bien el principal reto ha sido la gestión del cambio, el acompañamiento, la capacitación y la retroalimentación constante han permitido una adopción exitosa. Hoy, más del 80% del corporativo ya utiliza Zoho Expense, consolidando un paso firme hacia procesos más eficientes, visibles y alineados con una cultura digital. Invitando constantemente a los colaboradores a cumplir puntualmente con el proceso, evitando así retrasos o incidencias que puedan afectar la operación y escalar casos que conlleven consecuencias. 

Seguimos avanzando: próximamente se integrarán tableros de análisis para que cada colaborador pueda consultar saldos y conciliaciones, reforzando la toma de decisiones informadas y el control financiero. En Lastur, digitalizar procesos es también una forma de confiar en nuestra gente y facilitar su trabajo.